個人情報管理規程

目的

第1条
この規程は、公益財団法人国際労働財団(以下「財団」という。)が取り扱う個人情報の保護に関して遵守すべき基本事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

定義等

第2条
この規程において使用する用語については、次のとおりとする。
  1. 個人情報
    個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
    • ① 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的方式で作られる記録をいう。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
    • ② 個人識別符号が含まれるもの
    • ア 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号で、特定の個人を識別することができるもの
    • イ 電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、特定の利用者若しくは発行を受ける者を識別することができるもので行政機関等が発行するもの
    • ③ 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するもの(要配慮個人情報)
  2. 個人情報データベース等
    個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
    • ア 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
    • イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を目次、索引その他一定の規則にしたがって容易に検索可能なように体系的に構成したもの
  3. 個人データ
    個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
  4. 保有個人データ
    財団が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、次の各号に掲げるものを除いたもののうち、6カ月以内に消去することとなるものを除く。
    • ア 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶ恐れがあるもの
    • イ 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発する恐れがあるもの
    • ウ 当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害される恐れ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれる恐れ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被る恐れがあるもの
    • エ 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶ恐れがあるもの
  5. 本人
    個人情報によって識別される特定の個人をいう。
  6. 役職員等
    財団に所属するすべての理事、監事、評議員及び職員をいう。

適用範囲

第3条
この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報を漏えいしてはならない。
2
本財団の事業について委嘱又は依頼を受けた者が本財団の業務に従事する場合には、当該従事者を管理する役職員等は、当該従事者に対してこの規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。

個人情報保護方針

第4条
財団における個人情報の適法かつ適正な取扱いを確保するため、次の各号に掲げる事項を含む個人情報保護方針(「プライバシーポリシー」)を定め、ホームページ上で公表するものとする。
  • 一 個人情報の取得について
  • 二 個人情報の利用について
  • 三 個人情報の安全管理について
  • 四 個人情報取扱いの第三者委託について
  • 五 個人情報の第三者提供について
  • 六 個人情報の開示・訂正・利用停止について
  • 七 財団への問合せ先

個人情報管理責任者

第5条
財団においては、事務長を個人情報管理責任者とする。
2
個人情報管理責任者は、個人情報管理担当者を指名し、その事務を分担させることができる。
3
個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報が外部に漏えいしたり、不正に使用されたり、あるいは改ざんされたりすること等がないように管理しなければならない。

利用目的

第6条
個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り明らかに特定し、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱わない。
2
個人情報の利用は、別紙「公益財団法人国際労働財団が業務上保有する個人情報の利用目的」で定める目的に利用するものとし、あらかじめ別紙をホームページ上で公表するものとする。
3
前項に定める利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
個人情報は、法令に基づく場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、第1項により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱ってはならない。

個人情報の取得

第7条
個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
2
本人との間で契約を締結すること等、書面(電磁的記録を含む。)により直接当該人の個人情報を取得する場合は、法令に定める場合を除き、あらかじめ本人に対してその利用目的を明示し、同意を得なければならない。
3
要配慮個人情報については、本人の同意なしに取得しない。ただし、人の生命、身体、財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合等法令で認められている場合はこの限りではない。

個人情報の第三者提供

第8条
個人情報は、法令で定める場合を除き、第三者(外国にある第三者を含む。)に提供してはならない。
2
前項の定めにかかわらず、本財団の業務を遂行するために個人情報を含む業務等の一部又は全部を第三者(外国にある第三者を含む。)に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人が事前同意した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。
  1. 社会通念上相当な事業活動を営む者であること。
  2. 個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること。
  3. 本財団との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること。この場合において、第三者(外国にある第三者を含む。)の再委託は禁止する定めを設けなければならない。
3
前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。
4
本条第2項の定めに従い、個人情報を取扱う業務を第三者(外国にある第三者を含む。)に委託した場合には、本財団が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。

個人情報の正確性確保

第9条
個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。

安全管理

第10条
個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏えい、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
2
個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取扱う役職員等に遵守させなければならない。

役職員等の監督

第11条
個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を行わなければならない。

個人情報等の消去・廃棄

第12条
保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄しなければならない。
2
個人情報管理責任者は、個人情報の消去・破棄を行うに当たり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人情報等の内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これを本財団の「文書管理規程」に定める期間、保存しなければならない。

通報及び調査義務等

第13条
役職員等は、個人情報が外部に漏えいしていることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
2
個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏えいについて役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査し、具体的対応及び対策を講じるとともに、再発防止策を策定しなければならない。

個人情報の開示

第14条
本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められた場合は、法令に定める場合を除き、書面により合理的な期間内に開示するものとする。法令の定め等により開示しないこととしたときは、遅滞なく、本人に対して理由を付して開示しない旨を書面により通知するものとする。
2
前項の手続きは、第21条に定める請求窓口に対して、公的機関の発行した証明書の写し等、本人確認のできる書類を添付した書面による請求があった場合に行うものとする。ただし、請求者が本人であることが明らかな場合は、本人確認書類の提出を求めないことができる。

個人情報の訂正等

第15条
本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められた場合は、法令に定める場合を除き、合理的な期間内に必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行うものとする。この訂正等を行ったとき又は調査の結果訂正等をしないときは、遅滞なく、本人に対して書面でその旨を通知するものとする。この場合において、訂正等をしないときは、その理由を付するものとする。
2
前項の手続きは、第15条第2項の規定を準用する。

個人情報の利用停止等

第16条
本人から、次の各号に掲げる理由によって当該本人が識別される保有個人データの利用停止又は消去(以下「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があると判明したときは、違反を是正するに必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。この利用停止等を行ったとき又は調査の結果利用停止等をしないときは、遅滞なく、本人に対して書面でその旨を通知するものとする。この場合において、利用停止等をしないときは、その理由を付するものとする。
  1. 第6条の規定(目的外利用)に違反して当該本人の個人情報が取り扱われているとする理由
  2. 第7条第1項の規定(適正な取得)に違反して当該個人情報が取得されたものであるとする理由
2
第8条第1項(第三者提供の禁止)に違反して当該個人情報データが第三者に提供されているという理由によって第三者への提供の停止を求められた場合は、遅滞なく調査し、事実が確認された場合はただちに当該保有個人データの第三者提供を停止するものとする。本人に対する通知は、前条の規定を準用する。
3
第1項の手続きにおいて、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要な代替措置をとるときは、当該措置をもって前項の手続きに代えることができる。

開示請求等に係る費用負担

第17条
本財団は、第14条から第16条に定める請求に係る費用実費を請求者から徴収することができるものとし、その額は別に定める。

開示等の手続き策定及び公表

第18条
第16条から第17条に定める請求の手続きについては、別に定める。
2
前項の定めは、本財団のホームページを通じて公表するものとする。

苦情の処理

第19条
本財団の個人情報の取扱いに関する苦情は、適切かつ迅速な処理に努めなければならない。は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏えい、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
2
個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行うものとする。

請求等の窓口

第20条
第15条から第19条の手続きの窓口及び苦情処理の窓口は、総務グループが担当する。

改廃

第21条
この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

附則

この規程は、平成24年12月4日から施行する。
この規程は、平成29年5月29日から施行する。

公益財団法人国際労働財団が業務上保有する個人情報の利用目的

  1. 公益財団法人国際労働財団(以下「本財団」という。)が保有する個人情報は、公益法人の健全なる発展を図り、もって公共の利益を増進することを目的として本財団が行う次の事業に利用する。
    1. 諸外国の労働関係者の我が国への招聘
    2. 途上国の労働団体に対する労働教育活動、福祉・共済活動に関する協力
    3. 内外の労働関係者の人材育成に対する協力
    4. 諸外国の労働・社会事情に関する調査及び海外セミナーの開催
    5. 内外の労働・社会事情に関する広報
    6. 前各号に関する情報の発信
    7. その他、本財団の目的を達成するために必要な事業
  2. 本財団が保有する個人情報は、上記1の事業に関し、次の利用目的で利用する。 なお、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外では利用しない。
    1. 諸外国の労働・社会事情に関する出版物の発行のため
    2. 内外の労働関係者等を対象としたメールマガジンの配信のため
    3. 諸外国の労働・社会事情に関するシンポジウムの開催のため
    4. 内外の労働関係団体・組織との連携のため
    5. メディア関係者との意見交換のため
    6. 労働関係団体・組織等を対象に行う説明会、講演会、研修会等に係る運営のため
    7. 諸外国の労働・社会事情に関する調査及びその結果のフィードバック等の実施並びに研究等のため
    8. 諸外国の労働・社会事情に関する委員会等、会合等に係る運営、資料送付、情報連絡等のため
    9. 関係官庁への提言、要望活動及び関係団体等との意見交換・情報連絡等のため
    10. 労働関係団体・組織等の役職員等を対象に行う諸行事(懇親会等)に係る運営、管理等のため
    11. 契約の締結及び解約後の管理等のため
    12. 契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
    13. 他の事業者等から委託された業務の円滑な運営等のため
    14. その他、上記1の目的のために行う業務の達成のため(今後行うこととなる事項を含む)
個人情報の取り扱い